Руководители часто говорят: «Кадровый учёт отнимает больше сил, чем сама работа с людьми». И это действительно так. Нужно оформить сотрудников, следить за отчётами, помнить про сроки, а любое упущение грозит штрафами. Для бизнеса они могут достигать 200 тысяч рублей — сумма ощутимая.
Ситуацию осложняет то, что правила постоянно меняются. Электронные трудовые книжки, новые формы отчётности, поправки в ТК — за всем этим не всегда успевают даже опытные кадровики. В итоге, вместо того чтобы заниматься ростом компании, предприниматель или HR-отдел вынуждены тонуть в бумагах.
Поэтому сейчас многие компании предпочитают отдавать кадровый учёт на аутсорс. Это позволяет переложить рутину на специалистов, которые занимаются только этой сферой, а себе оставить главное — развитие бизнеса.
В статье разбираем, что именно можно делегировать, какие риски стоит учитывать и почему в 2025 году услуги по кадровому учету перестали быть «дополнительной опцией» и стали рабочей необходимостью.
Ведение кадрового учета на аутсорсе — это когда компания передает ведение кадрового делопроизводства внешнему подрядчику. Все документы — приказы, личные дела сотрудников, отчетность — готовятся и хранятся силами специалистов провайдера.
Это не разовая консультация, а полноценная передача процесса под ключ. Компания получает готовое, законно оформленное кадровое делопроизводство без необходимости содержать целый HR-отдел.
|
Подход |
Что это |
Когда выбирают |
✅ Плюсы |
❌ Минусы |
|
Штатный отдел кадров |
Собственные сотрудники ведут учет внутри компании |
Средний и крупный бизнес с большим штатом |
Полный контроль, погружение сотрудников в культуру компании |
Высокие издержки на зарплаты, обучение, риски ошибок остаются |
|
Консалтинг |
Разовая консультация по кадровым вопросам |
Когда нужно проверить документы или подготовиться к проверке |
Быстрое решение узкой проблемы |
Не решает вопрос системно, учет ведется по-прежнему внутри |
|
Кадровый аутсорсинг |
Передача функций подрядчику |
Когда нужен результат без содержания штата кадровиков |
Снижение затрат, отсутствие штрафов, освобождение ресурсов менеджмента |
Нужно выбрать надежного подрядчика |
Аутсорсинг кадрового учета — это не только про «снять головную боль». Компании выбирают его, чтобы:
● снизить HR-издержки в среднем на 20%,
● избежать штрафов за ошибки и несвоевременные отчеты,
● обеспечить соответствие требованиям трудового законодательства,
● разгрузить управленцев и сосредоточиться на развитии бизнеса.
Такой подход особенно востребован в 2025 году, когда кадровые процессы усложняются, а проверок становится больше.
Коротко о базовых нормах. В России вопросы, связанные с передачей труда и кадровыми функциями, регулируются отдельными нормами: Трудовым кодексом РФ, федеральными законами о временном предоставлении работников и правилами аккредитации частных агентств занятости. Основной «рычаг» — Федеральный закон № 56.1, который ввёл требования к временному предоставлению работников и запретил недобросовестные схемы «заёмного труда».
Кто вправе предоставлять ведение кадрового учета на аутсорсе. Закон допускает привлечение работников через аккредитованные частные агентства занятости — их список ведёт Роструд. Только компании из этого реестра имеют право законно направлять или оформлять персонал для работы у заказчика. Передавать людей «через кого попало» — риск получить штрафы и претензии от инспекции труда.
Главное правило — формальная ответственность остаётся за работодателем. Даже если вы передали ведение кадрового делопроизводства внешнему провайдеру, юридически работодатель (заказчик) несёт ответственность за соблюдение трудового законодательства: оформление сотрудников, своевременную выплату зарплат, соблюдение сроков отпуска и т. п. Это прямо следует из положений ТК РФ о правах и обязанностях работодателя. Поэтому при проверке инспекция будет требовать объяснений и документов от вас как от работодателя.
Какие санкции грозят при нарушениях. За нарушение трудового законодательства предусмотрена административная ответственность — штрафы на организации и должностных лиц. Размеры зависят от конкретного нарушения: неправильное оформление трудовых отношений, несвоевременная выплата зарплат, отсутствие необходимых документов и др. Поэтому даже при передаче кадрового учета на аутсорс риск штрафов сохраняется у работодателя.
Но у провайдера тоже есть ответственность — договорная и практическая. Профессиональный аутсорсер отвечает по договору: он обязан вести документы корректно, вовремя сдавать отчёты и соблюдать требования по персональным данным. В случае ошибок подрядчик может быть привлечён к гражданско-правовой ответственности (штрафы, возмещение убытков) — и клиент имеет право требовать компенсацию в рамках договора (штрафные санкции, возмещение ущерба). Это обычная практика: перераспределить риски контрактом, прописать SLA и ответственность за просрочки.
Примеры «как это работает»
• Если аутсорсер не сдал вовремя отчёт в ПФР и организация получила штраф — инспекция придёт с вопросами к работодателю; затем работодатель вправе требовать возмещение от подрядчика по договору.
• Если при передаче личных дел подрядчик допустил утечку персональных данных — ответственность будет у обеих сторон: работодатель — за организацию обработки, подрядчик — за ненадлежащее хранение / передачу; нужно смотреть договор и протоколы передачи.
Практические рекомендации — как распределить ответственность в договоре:
Эти меры не «убирают» вашу ответственность перед законом, но значительно снижают риски и дают инструмент для быстрого реагирования и возмещения ущерба при ошибках подрядчика. Практика показывает: грамотный договор + прозрачная коммуникация с подрядчиком сокращают риск штрафов и споров с инспекцией.
Услуги по кадровому учету сегодня — это не только оформление трудовых договоров. Современные провайдеры берут на себя полный спектр HR-документооборота, освобождая бизнес от рутинных и рискованных задач. Вот ключевые направления, которые чаще всего отдают на внешнее сопровождение.
1. Оформление приема, перевода и увольнения сотрудников. Аутсорсер готовит и регистрирует трудовые договоры, приказы, личные карточки Т-2, трудовые книжки (в том числе электронные), уведомляет госорганы о приёме/увольнении.
Пример: сеть аптек открывает новые точки и нанимает десятки фармацевтов — провайдер берет на себя оформление всех приказов и подачу СЗВ-ТД.
2. Ведение личных дел и журналов учета. Поддержка в актуальном состоянии всех личных дел сотрудников, учет стажа, формирование архива документов. Внешний подрядчик обеспечивает соблюдение требований Росархива и ТК РФ.
3. Табели учета рабочего времени. Формирование и хранение табелей, контроль за корректностью данных. Это критично для расчёта зарплаты и проверки инспекцией труда.
4. Подготовка отчетности в госорганы. Отчёты по формам СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, 6-НДФЛ, РСВ и др. Провайдер отвечает за корректность данных и своевременную подачу.
Пример: производственная компания с сезонным наймом сдает отчётность на 300+ работников — бухгалтерия не перегружена, так как это делает аутсорсер.
5. Отпуска, больничные, командировки. Оформление заявлений, приказов, расчёт среднего заработка, ведение графика отпусков. Внешний специалист следит за тем, чтобы все сроки соблюдались и права сотрудников не нарушались.
6. Расчет заработной платы (Payroll). Комплексная услуга — формирование расчетных листков, учет премий и удержаний, перечисление налогов и взносов. Особенно удобно для компаний с удалёнными филиалами.
7. Хранение и защита персональных данных. Организация защищённого хранения документов и цифровых данных в соответствии с ФЗ-152. Это снижает риск утечек и штрафов.
8. Консультирование по кадровым вопросам. Провайдер помогает интерпретировать изменения в законодательстве, готовит рекомендации и шаблоны документов — это важно для бизнеса, у которого нет юриста по трудовому праву в штате.
Сегодня многие руководители признают: держать кадровый учёт внутри компании становится всё менее выгодно. И дело не только в том, что это экономит время. Передача функций на аутсорсинг превращается в стратегический шаг — он помогает бизнесу быстрее адаптироваться к изменениям, сокращать расходы и чувствовать себя увереннее перед проверяющими органами.
1. Экономия средств. Полноценный кадровый отдел обходится дорого. Нужно платить зарплату сотрудникам, налоги, покупать софт, обучать специалистов. По подсчётам РБК, перевод кадрового учёта на аутсорсинг позволяет сократить затраты примерно на 10–20%.
2. Меньше рисков и штрафов. Ошибки в документах стоят дорого: инспекция труда или налоговая могут назначить серьёзный штраф. Когда учёт ведёт подрядчик, он отвечает за корректность документов и соблюдение всех норм ТК РФ. Это снижает вероятность проблем с проверками и судами.
3. Разгрузка ключевых отделов. Когда кадровые процессы уходят на аутсорс, бухгалтерии не приходится отвлекаться на приказы и табели, а юристы могут сосредоточиться на стратегических задачах, а не на рутине.
4. Доступ к экспертизе. Аутсорсинговые компании работают только с кадрами: следят за изменениями в законах, оттачивают практику и выстраивают процессы быстрее, чем небольшой внутренний HR-отдел.
5. Гибкость при изменении штата. Если бизнес растёт, провайдер подключает больше специалистов под ваши задачи. Если штат сокращается — компания не тратит деньги на содержание «лишних» кадровиков.
6. Современные технологии. Многие провайдеры уже полностью перешли на электронный кадровый документооборот, используют онлайн-отчёты и защищённые базы данных. Это ускоряет работу и снижает бумажные издержки.
Аутсорсинг hr-услуг в 2025 году — это уже не просто передача рутинной работы на сторону. Сегодня он превратился в полноценный инструмент, который объединяет цифровые сервисы и экспертизу специалистов. Для компаний это способ оставаться гибкими и экономить время, не теряя качества в работе с персоналом.
1. Цифровизация стала нормой
Электронные трудовые книжки, системы ЭДО, онлайн-графики отпусков и связка кадровых процессов с бухгалтерией уже используются большинством работодателей. По данным Минтруда, более 80% организаций перешли на электронный формат ведения трудовых книжек, и через год-два эта цифра приблизится к 100%.
2. Автоматизация вместо ручной рутины
Современные HR-сервисы сами готовят приказы, ведут учёт стажа, напоминают о медосмотрах и курсах обучения. В результате процессы ускоряются, а количество ошибок заметно сокращается.
3. Опыт зарубежных компаний
Международная практика показывает, что аутсорсинг давно стал привычным инструментом. По данным Deloitte, большинство крупных компаний в США и Европе передают кадровые функции внешним подрядчикам, чтобы сосредоточиться на стратегии. PwC прогнозирует, что в Азии к 2030 году объём этого рынка вырастет более чем на 40%.
4. Почему это важно для малого и среднего бизнеса
Для российских предпринимателей кадровый учёт — одна из самых затратных и сложных функций. Аутсорсинг помогает снизить расходы на внутренний HR-отдел, быстрее реагировать на изменения в законодательстве и избежать штрафов, которые могут достигать 200 тысяч рублей по КоАП. Но главное — он позволяет владельцам компаний и их командам сосредоточиться на развитии бизнеса, а не на бумажной рутине.
Передача кадрового учёта на внешнюю сторону — это всегда решение стратегическое. От того, кого вы выберете, зависит не только корректность документов, но и то, насколько спокойно бизнес пройдёт проверки со стороны инспекций. На что обратить внимание при выборе партнёра:
1. Опыт и профильность. Лучше доверять компаниям, которые давно работают именно с кадровым учётом. Ещё один плюс, если подрядчик знаком с особенностями вашей сферы — будь то ритейл, производство или IT.
2. Легальный статус. Обязательно уточните, есть ли у компании аккредитация и включена ли она в реестр Роструда. Это прямое подтверждение законности сотрудничества.
3. Прозрачность работы. Надёжный партнёр всегда готов предоставить доступ к документам онлайн и формирует регулярные отчёты. Такой подход позволяет держать процессы под контролем и быстро реагировать на вопросы.
4. Реальные кейсы и отзывы. Серьёзные игроки рынка открыто показывают свои результаты: от снижения затрат до успешных прохождений проверок. Если компания не скрывает примеры проектов — это хороший знак.
5. Команда специалистов. У провайдера должны быть юристы и HR-эксперты, которые следят за изменениями законодательства и умеют оперативно их применять.
✅ Чек-лист вопросов подрядчику перед подписанием договора
● Что входит в базовый пакет услуг, а за что придётся платить отдельно?
● Есть ли у вас аккредитация и опыт работы с компаниями моей отрасли?
● Как вы обеспечиваете защиту персональных данных сотрудников?
● В какие сроки реагируете на запросы и изменения?
● Доступен ли онлайн-контроль за документами и учётом?
Знакомо ли вам чувство, когда тонны кадровых документов отвлекают от реальных бизнес-задач? С постоянными изменениями в трудовом законодательстве, электронными трудовыми книжками и бесконечными отчетами даже опытный кадровик может чувствовать себя как в джунглях бюрократии.
Штрафы за ошибки в кадровом учете достигают сотен тысяч рублей, не говоря уже о потраченных нервах и времени. Именно поэтому все больше предпринимателей выбирают кадровый аутсорсинг — передают рутинные операции профессионалам, оставляя себе главное: развитие бизнеса.
1. Не нарушит ли сотрудничество с компанией-аутсорсером трудовое законодательство?
Нисколько! Кадровый аутсорсинг абсолютно законен и регулируется Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом №116-ФЗ. Главное — выбрать аккредитованную компанию с хорошей репутацией.
2. Что если подрядчик допустит ошибку?
По закону ответственность несет работодатель, но серьезные подрядчики страхуют свою работу. В договоре обычно прописывают компенсацию возможных штрафов — это ваша гарантия спокойствия.
3. Можно ли передать только отдельные задачи?
Конечно! Например, только ведение электронных трудовых книжек или подготовку отчетности. Вы сами выбираете, какие функции делегировать, а какие оставить в компании.
Ссылка скопирована
