Аутсорсинг персонала в 2025 году: зачем нужен, как работает и кому выгоден

Бизнес в России всё чаще сталкивается с кадровыми вызовами: нехваткой людей, ростом зарплат и высокой текучкой. По данным hh.ru, 85 % компаний испытывают дефицит сотрудников, особенно на производствах, в сферах логистики и ритейла.

В то же время компании стремятся сократить расходы на персонал и ускорить процессы, чтобы оставаться конкурентоспособными. В этом им помогают организации, которые занимаются кадровым аутсорсингом: предоставляют рабочую силу «здесь и сейчас», без затрат ресурсов на длительные внутренние процессы. О том, как именно это происходит — рассказываем в статье.

Про аутсорсинг персонала простыми словами: что это и как работает

Кадровый аутсорсинг — процесс, при котором компания передает функции по поиску, оформлению и управлению персоналом внешнему подрядчику. По сути, персонал работает у вас, но оформлен в другой организации.

Приведем простой пример. Крупному складу нужно 30 дополнительных комплектовщиков на разгар сезонных работ. Вместо того чтобы искать их с помощью собственного HR-отдела, склад обращается за услугами по аутсорсингу персонала. Та берёт на себя подбор, оформление, контроль выхода и даже замену сотрудников в случае заболевания. Складу такое взаимодействие выгодно: не приходится самостоятельно искать и обучать персонал, оформлять мед книжки и оплачивать налоги, всеми процессами заведует аутсорсинговая компания.

В целом, взаимодействие между компанией-заказчиком и компанией-аутсорсером выглядит так:

1. Компания-заказчик определяет, сколько дополнительных сотрудников ей нужно, чтобы закрыть текущие задачи. Например, решает, что в ближайшие два месяца ей нужно 20 грузчиков на склад.
2. Аутсорсинговая компания подбирает людей, официально оформляет их у себя, обеспечивает мед книжками, спецодеждой и т.д., ведет кадровый документооборот.
3. Внешний персонал работает с задачами заказчика, но юридически числится в штате подрядчика.
   
   

С точки зрения Трудового кодекса РФ, сотрудники находятся в трудовых отношениях с провайдером аутсорсинга, именно он выплачивает им зарплату, делает налоговые отчисления и несёт ответственность перед государственными органами. А компания-заказчик по сути оплачивает услугу компании-аутсорсера в оговоренном размере.

Аутсорсинг VS аутстаффинг: в чем разница

Аутстаффинг и услуги по аутсорсингу персонала часто путают, ведь оба понятия предполагают работу внештатных сотрудников в компании заказчика. Однако различия есть. Основное из них заключается в том, кто именно управляет сотрудниками. При аутсорсинге внешняя компания полностью берёт на себя не только оформление, но и руководство персоналом. Что касается аутстаффинга, сотрудники фактически работают под контролем компании-заказчика, хотя юридически числятся в штате компании-подрядчика. Нагляднее о различиях — в таблице.

Главное преимущество аутстаффинга — это возможность сохранять небольшой штат сотрудников и выводить остальную рабочую силу за пределы юридической численности компании. Это удобно, если нужно сохранить налоговый статус, чтобы уплачивать меньше налогов или пользоваться государственными льготами.

Если обобщить, аутсорсинг больше подходит компаниям, которые хотят делегировать процесс целиком, «под ключ». А вот аутстаффинг полезен в ситуациях, когда бизнесу нужно полностью контролировать работу или снизить нагрузку на фонд оплаты труда.

Плюсы и минусы кадрового аутсорсинга

Среди преимуществ аутсорсинга самые очевидные:

1.    Можно сэкономить на полном цикле найма и сопровождения работников. При кадровом аутсорсинге вы платите за услугу/результат, а не тратите ресурсы на поиск, оформление и адаптацию сотрудников, их зарплаты, налоги и т. д. Эти издержки уже «упакованы» в ставку.

2.    Все процессы запускаются быстро, закрываются массовые позиции. У провайдера есть готовая база сотрудников, которые готовы приступить к работе через 1-3 дня после заключения договора с заказчиком.

3.    Легко адаптироваться под сезонность и спрос. Аутсорсинг персонала масштабирует производство во время сезона без юридических рисков.

4.    Сезонная текучка сводится к минимуму. Подготовкой, заменой и адаптацией работников заведует компания-аутсорсер. В договоре можно зафиксировать конкретный KPI по явке и срокам замены заболевших работников.

5.    Разгружается HR-отдел, бухгалтерия и юристы. Документооборот, кадровые дела, начисления, медосмотры — зона ответственности подрядчика.

Недостатков в кадровом аутсорсинге немного, но они тоже есть. Среди них:

1.    «Потеря контроля». Заказчик не управляет сотрудниками напрямую, а полностью доверяет рабочие процессы (и, соответственно, результат) аутсорсинговой компании. Если заключить сделку с недобросовестным подрядчиком, качество работ упадёт. Нивелировать такие риски можно, обратившись за услугой аутстаффинга, который предполагает контроль работ заказчиком.

2.    Зависимость от провайдера. При аутсорсинге персонала компания-заказчик полностью полагается на компетентность подрядчика: эффективность работы зависит от его ресурсов, скорости подбора и качества управления. Если провайдер окажется ненадёжным, возможны срывы сроков или нехватка сотрудников. В случае с аутстаффингом таких рисков меньше: персонал числится у провайдера юридически, но управляет им сама компания-заказчик.

Кому подходит аутсорсинг персонала

Найм внешнего персонала — универсальный инструмент, который может помочь бизнесу вне зависимости от масштабов и целей компании.

1. Крупный бизнес

Компании с большим количеством филиалов, складов или магазинов часто сталкиваются с массовыми потребностями в персонале. Например, в ритейле, логистике и на производствах.

2. Средний бизнес

Компании, которые не могут держать полноценный HR-отдел или хотят освободить менеджеров от рутинной работы тоже выигрывают от взаимодействия с аутсорсинговыми компаниями.

3. Малый бизнес и предприниматели

Небольшим компаниям внешний персонал позволяет решать временные задачи без расширения штата. Это особенно актуально для проектов с краткосрочными пиками нагрузки.

В каждом случае кадровый аутсорсинг снимает с компании нагрузку по оформлению, обучению и контролю сотрудников, при этом бизнес получает результат в оговоренные сроки.

Как выбрать надежного провайдера для аутсорса сотрудников

Кадровый аутсорсинг работает эффективно только тогда, когда подрядчик гарантирует прозрачность и предсказуемость процессов. Чтобы минимизировать риски, проверьте:

●      Репутацию компании-подрядчика: его кейсы и отзывы.

●      Прозрачность договора: какие KPI закреплены, как регулируются замены сотрудников.

●      Финансовую устойчивость подрядчика: убедиться в отсутствии долгов.

Не забудьте обсудить с провайдером и как будете проверять качество выполненных работ: как будут происходить отчёты, контроль явок и т.д.

Насколько выгоден аутсорсинг: пример расчёта

Исследования на российском рынке подтверждают, что компании всё чаще выбирают аутсорсинг как более эффективный инструмент организации работы. Так, 78 % компаний положительно оценивают услуги аутсорсинга персонала, а 83 % уже передали или планируют передать часть функций на аутсорс. Причины очевидны: 45 % заказчиков уже успешно привлекают внешних специалистов и снижают затраты. Иными словами, бизнес всё чаще понимает, что привлечение специалистов со стороны выгоднее и удобнее, чем нанимать сотрудников в штат. Чтобы убедиться в этом, рассмотрим пример расчёта.

Представим ситуацию: небольшая кондитерская фабрика в Санкт-Петербурге запускает сезонную линейку тортов к праздникам. Для этого ей нужно увеличить штат кондитеров, но ресурсов на оформление дополнительных сотрудников нет.

Компания обращается к провайдеру, который берёт на себя подбор, оформление, медосмотр, обучение и управление персоналом.

В этой ситуации удобно посмотреть, во сколько обходится один аутсорсинговый сотрудник по сравнению со штатным. В таблице рассчитана стоимость аутсорсингового сотрудника. 

Сравним со ставкой штатного сотрудника. Штатный кондитер получает оклад 80 000 ₽/мес, а совокупные затраты (налоги, соц выплаты, спецодежда, питание и пр.) составляют 135 000 ₽/мес. Стоимость его смены составляет 9 648 ₽. В то же время смена аутсорсингового кондитера составляет: 614 ₽/час × 12 часов = 7 368 ₽/смену. То есть при его найме заказчик экономит 2 280 ₽ за смену.

Какое будущее ждет аутсорсинг персонала и рынок труда

Современные исследования отмечают, что будущее аутсорсинга тесно связано с цифровизацией и автоматизацией HR-процессов. Специалисты прогнозируют следующие тенденции:

●      Спрос на «гибкий» внешний персонал будет расти: компании будут всё чаще привлекать специалистов на проекты и сезонные задачи, сокращая необходимость держать большой штат.

●      Подбор и оценка сотрудников претерпят модернизацию: искусственный интеллект будет сканировать резюме, проводить первичные собеседования и предлагать компаниям кандидатов, максимально соответствующих профилю.

●      Аутсорсинг станет частью корпоративной стратегии: внешние команды будут включаться в ключевые бизнес-процессы.

Мы в Citystaff с профессиональной точки зрения уже наблюдаем эти тенденции на практике. В 2025 году особенно активно растёт спрос на внешних специалистов в ритейле, логистике и производстве, а клиенты всё чаще используют аутсорсинг и аутстаффинг с целью быстро масштабировать проекты без рисков и лишних затрат. Более того, по данным последних исследований, компании, которые грамотно используют аутсорсинг персонала, уже экономят до 30 % стоимости и ускоряют процесс подбора сотрудников в два раза.

Аутсорсинг и аутстаффинг — эффективные инструменты для оптимизации работы с персоналом. Первый позволяет полностью делегировать управление сотрудниками внешнему подрядчику, а второй оставляет контроль за компанией-заказчиком, при этом снижая нагрузку на штат и фонд оплаты труда. Оба варианта помогают бизнесу оставаться гибким, снижать издержки и быстро адаптироваться к изменению спроса.

Если вам нужен надёжный партнёр, который предоставит сотрудников и позволит сохранить контроль над процессами, обращайтесь в аутсорсинговую компанию CityStaff. Предоставляем комплексный аутстаффинг сотрудников: берём на себя оформление, налоговые отчисления и юридическое обслуживание, чтобы вы получали необходимый, предсказуемый результат.